مقدمة:

تتمثل هذه السياسة التعريف بالمبادئ والآداب والأخلاق الإسلامية المنبع الأساس لسلوك ‏الفرد، ونشر القيم، مع تعزيز القيم المهنية والأخلاقية في علاقة الموظف مع زملائه ‏ورؤسائه، والتي تندرج تحت إطار تنمية روح المسئولية، والالتزام بها مع تعزيز ثقة ‏العملاء بالخدمات التي تقدمها الجمعية، والعمل على مكافحة الفساد بشتى صورة.‏

النطاق:

تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية ‏وتطوعية في الجمعية، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات خاصة وفقاً للأنظمة‎.‎

البيان:

1. اختيار المورد والمراقبة: ‏

· يجب أن تطبق الجمعية المبادئ المنصوص عليها في هذه السياسة عند اختيار ‏شركائهم ومورديهم. ‏

· يجب أن يكون لدى الشركاء نظم لمراقبة مدى امتثال الموردين والمقاولين‎.‎

2. نزاهة الأعمال:‏

· يحظر على الشركاء المنفذين تقديم أو دفع أو طلب أو قبول أي شيء -أو صنع ‏الانطباع بذلك -للتأثير بشكل غير لائق على القرارات أو الإجراءات المتعلقة بأي ‏من أعمال‎ ‎وأنشطة الجمعية. ‏

· يجب أن يداوم الشركاء على العمليات والإجراءات لمنع الأنشطة الفاسدة واكتشافها.‏

3. المنافسة الشريفة: ‏

· يجب أن تجري الجمعية والشركاء المنفذين أعمالهم بما يتوافق مع قواعد المنافسة ‏الشريفة والقوية وبما يتوافق مع نظام المنافسة السعودي، سعيا لمكافحة الاحتكار. ‏

· يجب أن تستخدم والجمعية الشركاء المنفذين ممارسات الأعمال العادلة بما في ذلك ‏الاعلانات الدقيقة والحقيقية‎.‎

4. دقة سجلات الأعمال:‏

· ‏ يجب أن تتقيد وتتطابق الدفاتر والسجلات المالية وفق معايير ومبادئ المحاسبة العام.‏

· يجب أن تكون السجلات كاملة ودقيقة من جميع الجوانب المادية.‏

· ‏ يجب أن تكون السجلات مقروءة وواضحة وتعكس المعاملات والمدفوعات الفعلية. ‏

· يجب ألا تستخدم الجمعية والشركاء المنفذين أي أموال غير مسجلة ومقيدة في الدفاتر‎.‎

5. حماية المعلومات: ‏

· يجب أن تحمي الجمعية والشركاء المنفذين حقوق الملكية الفكرية والمعلومات السرية،‎ ‎والتي تشمل أي معلومات شخصية يتم جمعها أو تخزينها أو معالجتها.‏

· يجب أن يعملوا على منع فقدان أو إساءة استخدام أو سرقة أو الوصول غير المناسب ‏للملكية الفكرية والمعلومات السرية أو كشفها أو تغييرها. ‏

· يجب توفير سبل الحماية من الاتصال غير المرخص به أو نشر المعلومات التي تم ‏الحصول عليها.‏

6. جودة المنتج:‏

· ‏ يجب أن يضمن الشركاء المنفذين المشاركين في عملية الإمداد بالمواد/المنتجات ‏واختبارها وتغليفها والامتثال للمتطلبات الخاصة بلوائح ضمان الجودة وممارسة ‏التصنيع والمختبرية المناسبة المسجل بها المنتجات‎. ‎

· يجب أن تكون الوثائق أو البيانات ذات الصلة بالمواد/المنتجات التي يتم القيام بها، ‏أصلية ودقيقة ومقروءة ومراقبة وقابلة للاستعادة وآمنة بحيث لا يمكن التلاعب ‏بها بشكل مقصود أو غير مقصود ولا يمكن فقدها. ‏

· يجب امتثال الشركاء المنفذين لكل متطلبات الاحتفاظ بالسجلات التي تضعها الجهات ‏ذات العلاقة وكذلك تلك المنصوص عليها في أي اتفاقية موقعة مع الجمعية.‏

7. الامتثال للضوابط التجارية:‏

· ‏ يجب أن يمتثل الشركاء المنفذين لجميع ضوابط الاستيراد والتصدير والعقوبات ‏المعمول بها وغيرها من الأنظمة ذات العلاقة الامتثال الأمثل.‏

8. إبداء المخاوف:‏

· يجب على الشركاء المنفذين إن تبين لهم بأن موظفاً لدى الجمعية أو أي شخص يعمل ‏نيابة عنها قد اشترك في سلوك غير نظامي أو غير لائق، إبلاغ إدارة الجمعية ‏فوراً.‏

· أي فرد أو جهة تعرف أو تشك أن أحد شركاء‎ ‎الجمعية‎ ‎أو من يعمل نيابة عنها قد ‏اشترك في أعمال أو أنشطة تنتهك قواعد‎ ‎السلوك المهنية، يجب أن يفصح عما ‏لديه عبر بريد الجمعية [email protected] ومن ثم ‏الإبلاغ عن المخاوف لإدارة الجمعية.‏

· استقبال الشكاوى والإفصاح عن المخاوف يديرها فريق متخصص، حيث يمكن ‏الحفاظ على سرية هويتك (بقدر ما يسمح به النظام).‏

المسؤوليات:

تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين الذين يعملون تحت إدارة ‏واشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها ‏والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم ‏الوظيفية. وعلى إدارة الموارد التنفيذية نشر الوعي بثقافة ومبادئ السلوك الوظيفي ‏واخلاقيات الوظيفة وتزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها‎.‎